Bagaimana Pengelolaan Arsip Yang Baik?

Arsip adalah tempat penyimpanan berkas-berkas penting bagi sebuah institusi baik pemerintahan maupun perusahaan Swasta yang dimana terdapat catatan penting yang berupa catatan transaksi bisa berupa transaksi keuangan, transaksi perjanjian dan yang lainnya. Kebanyakan di Indonesia arsip adalah tempat yang kurang penting sehingga pengelolaannya pun kurang baik dan menjadi tempat yang tidak nyaman dan kotor. Kebutuhan akan ruang arsip seharusnya menjadi keharusan tetapi di kebanyakan perusahaan kurang mementingkan dan kurang memperhatikan pengelolaan arsip, jangankan untuk mengelola untuk melihatnya pun tidak pernah begitupun para petinggi perusahan tidak akan mau untuk melihat arsip.

Nah kali ini saya akan membahas bagaimana seharusnya pengelolaan arsip yang baik yang penting bagi sebuah perusahaan.

Mulailah untuk menentukan tempat, apa yang menjadi Main untuk mengisi berkas-berkas yang akan disimpan seperti konsep arsip mau seperti apa,?

Yang kedua setelah menentukan tempat, selanjutnya tentukan berkas mana saja yang akan diarsipkan yang selanjutnya kita pilih sesuai kebutuhannya. Misalnya berkas-berkas golongan pertama untuk file-file identitas karyawan dan berkas golongan kedua untuk file-file transaksi keuangan dan yang lain-lainya.

Yang ketiga adalah mulailah mencatat berkas-berkas per Tahun, setiap akan memasukan berkas-berkas catat berkas tersebut Tanggal Bulan dan Tahun transaksi. Sehingga nanti ketika dalam satu tahun kita kumpulkan berkas tersebut dalam satu tahun maka kita kumpulkan per Tahun. Untuk arsip karyawan mungkin cara itu tidak bisa dipakai karena untuk arsip karyawan ini adalah biasanya per Abjad tapi ada pula perusahaan yang memilih untuk memasukan berkas karyawan dengan cara per tanggal masuk kerja. Cara per tahun ini kebanyakan digunakan untuk arsip transaksi keuangan, pajak dan yang lainnya

Yang terakhir adalah bagaimana me manage ruang arsip ini agar tidak menjadi tempat yang tidak terawat, sebaiknya setiap seminggu sekali diberhasilkan dan seharusnya arsip yang baik adalah memiliki sirkulasi udara yang baik dan lebih bagus adalah dengan mempergunakan AC yang cukup banyak agar berkas yang terseimpan tidak berjamut. Nah untuk penggunaan AC banyak dilakukan di Arsip Nasional seperti berkas-berkas sejarah dan berkas penting yang dikelola oleh Negara.

Demikian bagaimana caranya pengelolaan arsip yang bisa kita lakukan agar tidak menjadi acak-acakan seperti gudang barang yang sudah tidak diperhatikan.